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16 décembre 2014 2 16 /12 /décembre /2014 19:01

 

Avait été invité à cette réunion tous les responsables de pôles. Soit 14 personnes.

Étaient présents : Joël, Gaetan, Mathieu, Fabien et moi.

Bien que nous soyons peu nombreux, nous avons décidé que des décisions seraient prises. En effet, rassembler tout le monde semble trop compliqué et repousser ad-vitam est impossible.

 

Le liste des responsables était donc la suivante :

Préparation pré-RPGers:

Généraliste:

Communication:Fabien

Restauration:Simon G.

Gestion des bénévoles "extérieur":Simon G,Flo et Pablo puis responsables pôle.

Contact (sponsor et subvention):Florian

Contact (mairie):Joël

 

Les pôles:

JdR:Pablo

Informatique:Gaetan et Mathieu

Jeux de plateau:Joël

Cartes:Xavier

Jeux vidéo "old school":Stephenn

AirSoft:Tristan

Grandeur nature:Simon D

Figurines:Thierry

 

Pendant RPGers

Les mêmes sauf

 

Gaetan passe en logistique info

Accueil:Fabien et Florian

 

Mise à part pour la partie cartes (et peut-être le GN, je n'ai pas eu de retour de Simon) il semble que tout cela fonctionne

 

Afin que les objectifs de chacun soient clairs, j'ai voulu que l'on s'exprime sur RPGers en général.

Pourquoi organiser ce festival? Pour qui?

Pour les personnes présentes, il semble clair que l'aspect familial soit primordial. Aussi bien avec nos visiteurs qu'entre nous. Être capable d'organiser entre amis un tel évènement à Plaisance. Donner du plaisir à nos visiteurs (j'en vois un qui rigole au fond, pas d'idées mal placées s'il vous plait)

 

La mise en place d'un espace orga au sein du festival, que nous tentons de mettre en place depuis quelques temps déjà, semble de plus en plus importante.

De plus nous avons beaucoup discuté de la nécessité et de la place des bénévoles extérieurs. Nous sommes bien tous d'accord qu'ils nous sont aujourd'hui indispensables pour organiser convenablement l'évènement. Mais une clarification des rôles avec eux semble indispensable.

 

Nous avons discuté des exposants et de l'éventualité de faire payer les stands. Devant les différences entre certains exposants, notre volonté d'accueillir tout le monde et le fait que leur présence nous apporte une partie de notre public, nous avons décidé de ne pas faire payer les stands MAIS d'insister auprès de chacun sur la nécessité pour eux de participer au festival par des dotations.

Donc stand gratuit mais lots ou dotation obligatoires.

 

Pour ce qui est des repas, bénévoles et exposants seront nourris mais pas à la buvette. Un repas pas cher sera proposé a tout ce petit monde.

 

Afin que tout le monde puisse évoluer dans le calme et que chaque tâche soit remplie, un planning assez précis sera mis en place par votre serviteur. Dieu vous protège. :)

 

Afin de permettre aux visiteurs observateurs de continuer à venir, les tarifs de l'entrée ne changent pas mais il sera demandé aux responsables des pôles de faire attention aux bracelets pour les personnes restant longtemps.

 

Pour finir, le choix du thème doit se faire assez rapidement. Vous avez déjà reçu un sms mais je redis ici ce qui a été choisi.

Réflexion sur un ou deux thèmes par personne avec une petite explication. Mise en commun le lundi 24 décembre (je réfléchis encore au média utilisé). Ensuite vote. Le meilleur l'emporte.

 

Nous partons dans l'optique de réaliser l'affiche de la même manière que celle de la Peur d'il y a deux ans. Celle ci étant avant tout faite à destination des visiteurs et non des joueurs.

 

En espérant n'avoir rien oublié. :)

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